Betriebs- und WissenssicherungHerausforderung
Der IT-Bereich einer öffentlichen Verwaltungsorganisation steht vor einem doppelten Wandel. Erfahrene Mitarbeitende gehen in den kommenden Jahren in Pension. Gleichzeitig verändern die digitale Transformation und neue rechtliche und technologische Rahmenbedingungen wie NIS2 oder Cloud-Themen die Anforderungen an Aufgaben und Kompetenzen.
Aufgaben und ihre schleichenden Erweiterungen waren kaum dokumentiert und boten damit keine belastbare Grundlage für die Personalplanung. Wissen lag vielfach nur bei einzelnen Personen, einheitliche Standards für Dokumentation und Wissenstransfer fehlten. Zugleich war die Gewinnung qualifizierter IT-Fachkräfte schwierig, und viele Mitarbeitende waren bereits stark ausgelastet.
Lösung
hpc.one erhob gemeinsam mit allen Abteilungs- und Applikationsleitungen in strukturierten Workshops den Ist-Stand zu Organisation, Personal, Wissen und Prozessen. Die Aufgaben jeder Organisationseinheit wurden in vier Ebenen von der Leistung bis zur Einzelaufgabe dokumentiert, visualisiert und um eine Vision für die kommenden Jahre ergänzt. Darauf aufbauend entstand eine abgestimmte Personaleinsatzplanung über drei Jahre mit Übernahmepfaden, künftigen Rollen und Ausbildungsbedarfen.
Aus den identifizierten Herausforderungen leitete hpc.one einen priorisierten Maßnahmen-Backlog und eine Umsetzungsroadmap ab. Die Maßnahmen sind in drei Handlungsfelder gegliedert: interne Kommunikation, Organisation und Zusammenarbeit, die Zusammenarbeit mit dem externen IT-Dienstleister sowie Wissensmanagement mit einheitlichen Standards, einem strukturierten Onboarding und dem gezielten Aufbau künftig benötigter Skills.
Themenbereiche
- Organisationsentwicklung
- Personalbedarfsplanung
- Wissensmanagement
- Prozessmanagement
- Kompetenzaufbau
- Strategieberatung
Methoden
- Workshops und Interviews
- Ist/Soll-Analyse
- Aufgaben- und Leistungskatalog
- Personaleinsatzplanung
- Maßnahmen-Backlog
- Umsetzungsroadmap